自由に時間を選んで働けるフリーランスやノマド。
逆にいうと、自分でタスクやスケジュール管理しないといけません。
「まだ納期先だし、今日は家事しておこうかな」ということが可能なので、この状況に甘えすぎていると後で痛い目に合います。納期近くになって徹夜して作業するとか。
メリハリをつけて働かないと、緊急性が高く重要度が低い作業を優先してしまったり、ダラダラと生産性の低い作業ばかりしてしまいがちです。
私も最初はうまく管理できず悩みました。時差もあってぐちゃぐちゃだった…
会社員時代はしっかり就業時間が決まっていたし、何となく管理ができていたんですよね。
会社員時代より、「生産性」が求められるフリーランス。自分がどの作業にどれくらい時間をかけているのか、理想はどんな状態なのかを常に考えていかないと進歩しません。
そこで、自分でできないなら環境を整えようと考え、「時間管理ができるツール」を探しまくりました。10以上のツールを試して検証に100ドル以上かけた結果・・・私的に最高のものを見つけました！
それが、タスク管理ツール「Clickup」とタイムトラッキングツール「Toggl track」の両刀使い。これがかなり使えるので、本記事で紹介したいと思います。
フリーランスの時間管理で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
フリーランスのタスク＆時間管理はClickupとToggl trackが最強
ここに至るまで、本当にいろいろなツールを試しました。Trello、Asana、Wrike、Backlog、monday.comなどなど。あと、よくエンジニアさんが使ってるRedmineも使ってた。
タスク管理ができるものは結構あるんですが、時間管理までできるツールってなかなかなくて。課金して有料版も試しても、結局使えなかったということもありました。
私がタスク管理＆時間管理ツールに求めること
・サブタスクが登録できる
・リマインダー機能がある
・作業時間の見積と予実管理ができる
・Googleカレンダーと同期してくれる
・ボタンクリックで簡単に時間を測ってくれる
そして最終的に行き着いたのが、タスク管理ツール「Clickup」とタイムトラッキングツール「Toggl track」を連携させて使うこと。私がやりたいこと全部できます。
残念ながら１つのツールでうまくできるものは見つかりませんでした！それでも、特に煩わしさは感じないし、めちゃくちゃ使えます！しかも無料で。
え！？これが無料でできるの！？ただただ感謝。
私が普段どう使ってるか、紹介していきます。
ClickupとToggl trackを連携させると…
Clickup（クリックアップ）は高機能なタスク管理ツール。フリーランスが１人で使う分には無料版で十分かと思います。
「スペース」というのを作って（プロジェクト的な）、その中にタスクを入れ込んでいくんですが無料で５つのスペースを作れます。クライアントや作業単位でわけることができます。
UIは英語ですが、難しい内容ではないので問題なく使えると思います。もちろん、タスク内容に関しては日本語で登録できます。
Toggl track（トグルトラック）は、タイムトラッキングツールです。
作業を始めるときに「トラッキング開始」、完了時に「トラッキング終了」とやれば、その作業時間を自動的に記録してくれます。もしかしたら、このツール単体で使っている方は多いかもしれません。
ClickupとTogglを連携させて使うとどうなるのか、お話ししていきます！
タスク管理ツールとして申し分ないClickup
まずは、こちらがClickupのタスク表示画面。
Clickupタスク全体表示画面
私の実際のタスク管理画面なのでほとんど隠しちゃってますが（笑）
大きなプロジェクト（プロジェクトやクライアントごとなど）を作って、その下にタスクを登録していきます。プロジェクトはいろんな色やアイコンをつけられます。地味にうれしい。
タスクのステータス管理ができる！
タスクは、かんばん方式、カレンダー、ガントチャートなどの表示で見られます。
私はかんばん方式で基本見ていますが、プロセス分けを少しアレンジして、
・OPEN（保有タスク）
・IN PROGRESS（進行中）
・TODAY（今日やること）
・CLOSED（完了）
この４つで管理しています。
タスクを新規作成すると、自動的にまずOPENに入ります。やりかけのものとか、毎日発生するようなタスクはIN PROGRESSにいれて、今日絶対にやることはTODAYにいれてます。
“OPEN” と “CLOSED” は誰もが必要なのでデフォルトとなっていますが、それ以外はカスタマイズできます。PENDING（保留）とかあってもいいかも。
私はノートPCの画面で見たときにスクロールなしで全部見られるようにしたいので、ステータスは４つに抑えてます。
タスクの登録画面はこちら。
タスク登録画面
タスク名を入力して、どのプロジェクトなのか・必要であればディスクリプションを追加します。ファイルも入れられるみたい。
サブタスクが登録できる！
サブタスク登録
また、サブタスクがあればそちらも登録していきます。サブタスクごとに完了チェックができて、サブタスクが完了していないのに親タスクを完了しようとすると「ほんとに完了して大丈夫？」とアラートが出てきます。
サブタスクを登録できるようにするためには有料とか、無料ではできないツールもあるんですよね。私的にサブタスクは必須なので、無料でできるのはありがたい。
Googleカレンダーに自動連携される！
タスクの作業予定日時入力
タスクを行う予定日時を入力します。その予定時間でGoogleカレンダーにも表示されます。しかも即時に！（Googleカレンダーとの連携設定が必要）
タスク管理ツールにタスク入れて、実際のスケジュールは別で入れて・・・という手間がなくなります。
リマインドしてくれるしタスクの繰り返し設定も可能！
さらにClickupのスマホアプリを入れておけば、タスク前にリマインドもしてくれます！（私の場合はGoogleカレンダーの方からリマインダー送ってもらうようにしてるけど）
あと、タスクの繰り返し設定もここでできて、”Set Recurring” というところでカスタマイズできます。毎週何曜日、毎月最初の日などなど。これもツールによってはできないものもあったんだよな〜。繰り返しは必須ですよね。
Googleカレンダー側で内容を変更してもClickup側には反映されませんが、Clickup側で変更を加えると即時でGoogleカレンダーには反映されます。
たまーにGoogleカレンダーとの同期がうまくいかない時がある。特に繰り返しタスクの時が多いんですよね。即時反映がされなかったり、30分タスクなのに8時間ひかれてたり。
たまーになんでいいんですが・・・直ったらうれしいなあ。
作業時間の見積と予実管理ができる！
トータルの予定作業時間を入力する
“Time Estimate” は、その作業にどれだけ時間を費やしたか、予実管理をしたい場合に便利です。
Clickup側で作業の見積時間を入力して、実際の作業時間についてはToggl trackで記録していきます。
これが超便利なんです！！
連携させると・・・
Clickupのタスク上にタイムトラッキングボタンが出てくる
Clickupのタスクを開くと、タイムトラッキングボタンが表示されるようになります。作業開始時と終了時にこのボタンを押すだけです！トラッキング中はボタンが赤色になります。
こんな感じで、実際の作業時間と想定時間を見比べることができます！！
予実管理が正確にできれば、
・作業見積の甘さ
・作業のスピード感のなさ
などを反省し、次に活かすことができますね。
もっと全体を確認したい！という場合は、Togglの画面でレポートが見られます。
今週、先週、先月などのレベルで作業時間を見えることができます
「うわー、先月は間接作業が多かったな〜。抑えないと！」とか、
「今週は記事5本書いた！生産的だ！」とか全てが見える化されます。
私の場合は、以下のようなタグを作って管理しています。
・コンテンツ制作
・コンテンツフィードバック
・コンサルティング
・ミーティング
・事務作業
Clickupでトラッキングボタンを押す際に、作っておいたタグを選択してDoneを押せばOKです！
さいごに
たくさんのツールを使った中で、今最強だと思うのがClickup+Togglです！
今使っているツールではできないから何とかしたい！という方はぜひ試してみてください。無料なので、まずはちょっと触ってみるところからスタートしても良いと思います。
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